Quel que soit le type ou la taille de l’événement, le lieu est une pièce importante du puzzle de la planification. Le lieu façonne l’expérience du délégué et accueille tous les autres détails de l’événement. Il doit être pratique, rentable et esthétique. Pour ces raisons, choisir le bon espace peut être un défi.
Trouver un espace qui corresponde à vos projets
Un espace trop petit est facile à comprendre, mais un espace trop grand est tout aussi problématique. Même si la participation est de 100 %, si la salle est à moitié vide, l’événement perd la moitié de son attrait. Lorsque vous cherchez un espace, apportez une copie de l’agenda. Explorez visuellement l’espace pour voir si toutes les activités peuvent s’y dérouler, s’il y a des salles de réunion pour séparer les sessions, s’il y a une zone de présentation pour les orateurs, etc. Imaginez donc où chaque activité aura lieu. Avec stgermer.reilly.fr/seminaire-entreprise-oise, vous pouvez partir avec au moins une vague idée de l’endroit où se déroulera chaque activité. Si vous constatez que le lieu que vous visitez ne convient pas, vous avez perdu votre temps. Avoir une vue d’ensemble de l’espace vous aidera à trouver d’autres idées pour le lieu de votre événement d’entreprise.
Considérations relatives à l’accessibilité
Si un lieu n’est pas accessible à tous, c’est une perte pour certains. Tenez compte de tous les participants, sponsors, invités et membres du personnel et veillez à ce que l’espace soit facilement navigable pour tous, y compris pour les personnes ayant des besoins particuliers. La plupart des espaces événementiels en tiennent déjà compte.
Comprenez tous les frais
Dans certains lieux, toutes les installations auxiliaires sont regroupées en un seul forfait. D’autres ont des frais supplémentaires. Assurez-vous de bien comprendre chaque élément avant de réserver un espace. Avant de verser un acompte, faites une liste de contrôle de tout ce que le lieu de réception fournira, et assurez-vous de bien comprendre le prix de tout et comment et quand le coût apparaîtra sur votre facture.
Choisissez le lieu approprié pour votre image de marque
Votre événement doit être une extension de votre marque et votre lieu de réception ne doit pas faire exception. Lorsque vous visiterez le lieu, imaginez où se trouvera la zone de réception, où sera placée la signalétique et où se trouvera le mur interactif de médias sociaux. Même les meilleures applications et le meilleur contenu de l’événement peuvent nuire à l’expérience si l’espace est ennuyeux et peu inspirant.
Hébergement pour manger et boire
Les gens aiment grignoter. La bonne nourriture et les boissons font appel aux sens, apaisent l’esprit des gens et peuvent être un excellent sujet de conversation. La nourriture et les boissons constituent une partie importante d’un événement et vous devez vous assurer que votre espace peut répondre à leurs besoins. Lorsque vous visitez le lieu, vous devez avoir une idée de ce qui sera servi. Si de l’alcool doit être servi, n’oubliez pas de vérifier que le lieu est titulaire d’une licence appropriée.
Engagez un professionnel
L’organisation d’un événement et le choix d’un lieu de réception comportent de nombreux éléments mobiles. Si vous avez peu d’expérience, il est préférable d’engager une société d’organisation d’événements pour vous aider à trouver un lieu d’événement idéal.