Il existe de nombreux types de lieux d’événements : hôtels, centres de convention, centres de congrès, champs de foire, villas, maisons de campagne, manoirs, palais, un petit lieu pour un événement pop-up ou dans la rue… Mais trouver le lieu idéal pour votre événement d’entreprise n’est pas seulement une question de capacité et de budget. Pour vous aider à définir au mieux vos besoins, nous vous proposons ces facteurs essentiels à prendre en compte :
L’emplacement
En centre-ville ou en périphérie, près de l’aéroport ou de la gare principale de la ville, peut-être perdu dans la nature, tels sont les choix qui s’offrent à vous. Tant pour la commodité des participants que pour la signification conceptuelle de l’événement corporate, le lieu doit être pris en compte. De même, si les participants doivent s’y rendre par leurs propres moyens, facilitez leur tâche et réservez Le Palais des Congrès à Paris, un lieu bien desservi par les transports publics et où il est facile de se garer.
Capacité
Choisir un lieu qui correspond au nombre de participants semble facile. Cependant, il n’est pas rare que des événements soient organisés dans de grands espaces pour un petit groupe d’invités. Ainsi, en plus de gaspiller une partie du budget sur des dimensions dont nous ne tirerons pas profit, cela peut générer une perception de vide et de froideur. En revanche, le nombre d’invités est excessivement adapté à la capacité de l’espace sans tenir compte du fait que nous pouvons avoir des confirmations de présence de dernière minute qui peuvent entraîner un dépassement de la capacité. C’est pourquoi il est conseillé de toujours laisser une marge entre le nombre maximal d’invités et la capacité maximale de la salle.
Espaces durables
Heureusement, les clients et les agences sont de plus en plus conscients des facteurs environnementaux et sociaux lorsqu’il s’agit d’organiser des événements. En effet, si nous respectons certains paramètres, l’événement peut obtenir le certificat de durabilité. Cela apportera sans aucun doute une valeur ajoutée à la responsabilité sociale des entreprises et de la marque.
Pour y parvenir, il est essentiel de trouver des lieux où organiser des événements durables. En général, les établissements eux-mêmes vous feront savoir qu’ils sont durables puisque cela leur apporte une valeur ajoutée. S’ils ne disposent pas d’un certificat de durabilité, vous devez rechercher un lieu doté de systèmes à haut rendement énergétique.
Services supplémentaires
L’idéal est de demander un inventaire des éléments techniques disponibles dans l’espace. En fonction de l’événement, nous devrons prendre en compte les systèmes audiovisuels et sonores (en vérifiant avec un professionnel qu’ils sont en bon état), les points d’accrochage, les raccordements d’eau et d’électricité, ainsi que d’autres services.
De nombreux lieux d’événements ont leur propre service de restauration, que nous sommes « obligés » d’engager. Nous devrons réfléchir si cela correspond à notre événement ou si la restauration que nous voulons offrir présente des caractéristiques particulières auxquelles nous ne pouvons renoncer.
Parking
Si les invités doivent arriver avec leur propre véhicule, il ne faut pas oublier de leur réserver une place de parking. Dans ce sens, un espace qui dispose de son propre parking sera un avantage, car, bien que ce soit quelque chose que l’on remarquera sûrement dans le prix. Cela nous évitera les démarches et les coûts de recherche et de réservation d’un autre parking privé pour nos invités.
Le prix
Il s’agit probablement, avec la capacité, de l’un des premiers facteurs pris en compte lors de la sélection d’espaces pour des événements. Cela dépendra évidemment du budget dont nous disposons et de l’importance accordée à l’espace lui-même. S’il est important de renforcer le message de l’événement, il sera logique de payer plus cher qu’une autre option qui n’apporte pas de valeur conceptuelle.